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Data: 26/08/2009 DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) (atualizado em 01/01/09) O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:
O uso do Formulário de Segurança (FS) e do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência, excetuados aqueles em que o contribuinte, em situação de contingência, transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) - Receita Federal do Brasil ou transmitir a Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC (NF-e) para a Receita Federal do Brasil, casos em que o DANFE será emitido em papel comum, exceto papel jornal. Na hipótese de utilização do FS ou do FS-DA para a impressão de DANFE, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ, do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui e não se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica. O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no Portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte. Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente. O DANFE deve ser impresso, pelo emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente. Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos, devendo, nos casos de reimpressão, contar esta informação no referido documento. Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE). O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE. A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ, verificar se aquela operação está ou não regularmente documentada por documento fiscal hábil (NF-e) e a que operação este documento eletrônico se refere. Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE. Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE, bem como cada página do DANFE deverá ser numerada sequencialmente, descrevendo a página atual e o total de páginas do DANFE (ex: 1/3). Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A, e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação. A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de Nota Fiscal Eletrônica. Independentemente de determinada unidade da federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional. A cláusula oitava do Ajuste SINIEF 07/05 determina: “Cláusula oitava. Concedida a Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir a NF-e para a Receita Federal do Brasil. § 1º A administração tributária da unidade federada do emitente também deverá transmitir a NF-e para: I - a unidade federada de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual; II - a unidade federada onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior; III - a unidade federada de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior; IV - a Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.” A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital. No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado. Importante salientar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e. O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, registrando no referido documento que se trata de uma reimpressão, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente. A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e. A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a nota fiscal de circulação de mercadorias modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a nota fiscal modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações. Em quaisquer dos casos, a nota fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet. O uso do formulário de segurança para impressão do DANFE só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência. As Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ da unidade da federação do emissor, do Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs), no caso de aquisição de Formulário de Segurança (FS), e da Autorização de Aquisição de Formulário de Segurança para Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos – AAFS-DA, no caso de aquisição do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Tendo sido aprovado o PAFs ou a AAFS-DA pelo fisco, o emissor de documento fiscal eletrônico poderá adquirir os formulários de segurança (FS e FS-DA) junto aos fabricantes credenciados pela Secretaria Executiva do CONFAZ/ICMS. O FS-DA também poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados. Por enquanto, não há distribuidores e gráficas locais credenciados, de forma que os formulários de segurança (FS e FS-DA) devem ser adquiridos diretamente dos fabricantes. A relação completa de fornecedores autorizados a fabricarem formulário de segurança (FS e FS-DA) está disponível no site do CONFAZ, menu "Publicações", submenu "Formulários de Segurança - Empresas Credenciadas". Sim, o formulário de segurança adquirido por uma empresa (matriz, por exemplo) pode ser utilizado em todos os seus estabelecimentos (ex.: filiais) do mesmo Estado. O PAFAS deverá ter sido autorizado pela SEFAZ do Estado do próprio emissor, não sendo possível a utilização de formulário de segurança adquirido por autorização de outro Estado. Sim, a inserção dessas informações é obrigatória, caso a empresa tenha acesso a estas informações antes da emissão da NF-e. O DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha. Cada uma das folhas adicionais deverá conter, na parte superior, no mínimo, as seguintes informações, impressas na mesma disposição e tamanho definidos para a primeira folha:
O número de ordem e o número total de folhas deverão ser impressos na parte superior de cada uma das folhas do DANFE, inclusive na primeira, mesmo que se utilize uma única folha. O leiaute da página inicial e das demais páginas do DANFE pode ser consultado nos Anexos do Manual de Integração – Contribuinte. Sim, novos campos podem ser adicionados sem a necessidade de autorização especial. Também é possível adicionar mais de um canhoto no DANFE, para o caso de a empresa querer documentar o recebimento da mercadoria pela transportadora e pelo adquirente da mercadoria. Deve-se observar, porém, que:
Sim, o DANFE deve seguir os modelos previstos nos anexos do Manual de Integração – Contribuinte. O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e. Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma. Assim, nas saídas de vasilhames, recipientes e embalagens, inclusive sacaria, em retorno ao estabelecimento remetente ou a outro do mesmo titular ou a depósito em seu nome, poderá ser utilizada uma via adicional do DANFE para acobertar o trânsito de mercadorias. |
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